コンテスト事務局の業務とは｜仕事内容の一覧と、必要な人員の目安

著者：公募ガイド社　法人ソリューション部

こんにちは。公募ガイド社 法人ソリューション部です。私たちは、企業や自治体のコンテストの企画・運営をお手伝いしています。

コンテスト事務局の業務は、企画・準備、告知、受付、審査、結果発表・表彰、終了後の6つの段階に、30前後の仕事があると考えると全体がつかめます。必要な人数は、応募件数と、受付・審査をどこまで事務局でやるかで決まります。

初めて事務局を任されると、「何人いれば回るのか」「どこが忙しくなるのか」が見えず、不安になるものです。ここでは業務一覧の表を軸に、担当の分け方、工数の見積もり方、委託するときの切り分けまでを順にまとめました。

目次

1. コンテスト事務局の役割
2. コンテスト事務局の業務一覧（6段階・32業務）
3. 工数が膨らみやすい4つの業務
4. 必要な人員の目安（条件付きの計算例）
5. 事務局を外部に委託するときの分け方
6. 受付まわりで減らせる仕事

コンテスト事務局の役割

コンテストには、立場の違う3者が関わります。

主催者の担当者が事務局を兼ねることも多く、外部の会社に事務局を委託することもあります。どちらの場合も、「主催者が決めること」と「事務局が回すこと」を分けておくと、迷ったときに誰に確認すればよいかがはっきりします。

コンテスト事務局の業務一覧（6段階・32業務）

業務を段階ごとに並べ、主な担当と「工数の考え方」を付けました。工数の考え方は、次の3種類に分けています。

• 固定：応募件数に関係なく、ほぼ一定の時間がかかる
• 件数比例：応募1件ごとに時間がかかり、件数が増えるほど増える
• 人数比例：問い合わせの件数や入賞者の人数に応じて増える

1. 企画・準備

2. 告知

3. 受付

4. 審査

5. 結果発表・表彰

6. 終了後

それぞれの業務をいつ始めるかは、コンテスト運営のスケジュール表テンプレートで逆算の仕方を紹介しています。受付期間中の動きを時系列で知りたい場合は、コンテストの応募受付の流れが参考になります。

工数が膨らみやすい4つの業務

一覧のうち、見積もりを外しやすいのは「件数比例」と「人数比例」の業務です。とくに次の4つは、応募が増えると一気に重くなります。

1次審査

すべての応募作品に目を通す業務で、多くのコンテストでいちばん時間がかかります。しかも、締切のあとの短い期間に集中します。 応募は締切の直前に集まりやすいため、受付期間の後半から審査の準備を始めると、締切後があわただしくなりません。審査の進め方はコンテストの審査方法とオンライン審査の始め方で解説しています。

応募内容の不備チェックと連絡

ファイルが開けない、文字数を超えている、必須の情報がない、といった不備の確認です。1件ずつは短時間でも、件数が多いと積み上がります。さらに不備があると、応募者への連絡と再提出の受付が加わります。フォームの入力チェックで防げる不備は、事前に防いでおくのが効果的です。

問い合わせ対応

「応募が届いたか」「締切は何時までか」「ファイルが送れない」といった問い合わせは、締切の直前に増えがちです。よくある質問への回答を先に用意しておくと、1件あたりの時間を短くできます。回答の文例は応募者からの問い合わせ対応にまとめています。

郵送作品の受付

郵送を受け付けると、開封、受付番号の記入、データ入力、作品の保管が、すべて手作業になります。Web受付と併用する場合の運用は、郵送とWeb応募を併用するときの運用ルールを参考にしてください。

必要な人員の目安（条件付きの計算例）

人数は、コンテストごとの条件で大きく変わります。ここでは、考え方を示すための計算例を紹介します。数字はすべて仮に置いた条件で、実績値ではありません。

計算の式

必要な人数 ＝ 応募件数 × 1件あたりの作業時間（分）÷ 60
　　　　　　÷ その業務に使える営業日数
　　　　　　÷ 1人が1日にその業務へ使える時間

ポイントは、業務の総時間ではなく「その業務を何日で終わらせるか」で人数が決まることです。同じ総時間でも、締切後の2週間で終える必要がある1次審査は、受付期間中に少しずつ進められる業務よりも多くの人手が要ります。

計算例1：1次審査に必要な人数

次の条件を置きます。

• 1件あたりの審査時間：2分
• 公平のため、1件を2人で読む（1件あたり計4分）
• 締切後、1次審査に使える期間：10営業日
• 1人が1日に審査へ使える時間：4時間（ほかの業務と兼務）

1件を2人で読む前提なので、実際には最低2人は必要です。また、作文や企画書のように1件を読むのに時間がかかる作品では、1件あたりの時間を長めに置き直してください。

計算例2：受付期間中に必要な人数

次の条件を置きます。応募は1,000件、Webフォームで受け付け、受付期間は40営業日とします。

40営業日で割ると、1日あたり1時間足らずです。この条件なら、受付期間中は兼務の1人で回せる計算になります。ただし、応募も問い合わせも締切前に集中するため、最後の1週間は手厚くしておくと安心です。

同じ1,000件を郵送で受け付け、開封・受付番号の記入・データ入力に1件5分かかると置くと、それだけで約83時間増えます。郵送は締切前に届く量が多いため、この時間の多くが最後の数日に集中します。

自分のコンテストで見積もるときは

• 前回の実績があれば、応募件数と、締切前1週間の割合を確認する
• 1件あたりの作業時間は、最初の10件を実際に処理して測る
• 1次審査の期間は、結果発表日から逆算して決める
• 計算した人数に、休みや急な対応の分の余裕を持たせる

事務局を外部に委託するときの分け方

人手が足りないときは、事務局の業務の一部または全部を外部に委託する方法があります。委託を考えるとき、検索した人が次に迷うのが「どこまで任せて、どこを自分たちで持つか」です。

任せやすい業務と、主催者に残す業務

委託する前に決めておきたいこと

• 問い合わせ窓口の名義：主催者の名前で受けるのか、事務局の名前で受けるのか
• 判断が必要なときの連絡ルート：規定に書いていないケースが起きたとき、誰が、どのくらいの時間で決めるのか
• 個人情報の取扱い：委託先が扱う範囲と、募集終了後の削除の時期・方法
• 報告の頻度と形式：応募状況を、いつ、どの数字で報告してもらうか

個人情報の取扱いを委託する場合は、委託先の管理体制を確認し、契約で取扱いの範囲を決めておくことが大切です。自治体のコンテストでの確認の仕方は、自治体・行政のコンテストをオンライン受付にするにはでまとめています。

受付まわりで減らせる仕事

業務一覧のうち、「応募の受付・受付番号の付与」「受付確認の連絡」「個人情報の削除」などは、Webフォームを使うと手作業を大きく減らせます。紙やメールでの受付と比べて、事務局の手が空くぶん、1次審査や入賞候補の確認に人を回せます。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました。コンテストの企画や運営で迷うことがあれば、公募ガイド社にお気軽にご相談ください。

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