コンテストの結果通知の方法と、募集終了後にやること｜チェックリストと例文

著者：公募ガイド社　法人ソリューション部

こんにちは。公募ガイド社 法人ソリューション部です。私たちは、企業や自治体のコンテストの企画・運営をお手伝いしています。

審査が終わったら、結果をどう知らせればいいでしょうか。コンテストの結果通知の方法は、入賞者には個別に連絡し、全体には公式サイトなどで発表するのが基本の形です。

ただ、募集終了後の仕事は通知だけではありません。賞品の発送、作品の返却、応募者の個人情報の片付けまで終えて、ようやくコンテストは終わります。このページでは、その全体をチェックリストにし、通知の例文を添えました。

結果通知の方法を比べる

多くのコンテストでは、次の順で進めます。

1. 入賞者に個別に連絡し、受賞の意思と発表に使う情報を確認する
2. 公式サイトやSNSで、入賞作品を発表する
3. （送る場合）選外の方に、結果のお知らせを送る

個別の連絡を先にするのがポイントです。発表後に入賞者と連絡がとれない、応募資格を満たしていなかった、と分かると、発表を訂正することになります。

募集終了後のチェックリスト

上から順に進めれば、終了後の仕事が一通り終わるように並べています。各項目の後ろの一言は、その作業で起きやすいミスです。

結果を確定する

• ☐ 審査結果を、主催者内で正式に承認した — 審査員の評価だけで決めず、決裁の記録を残す
• ☐ 入賞候補の応募資格を、もう一度確認した — 年齢・居住地・点数の上限など、受付時の確認漏れがここで見つかることがある
• ☐ 入賞候補が既発表作品・二重応募でないか確認した — 入選候補に絞って検索で確かめる
• ☐ 補欠（次点）を決めた — 辞退や資格外が出たときに、審査をやり直さずに済む

審査の進め方はコンテストの審査方法とオンライン審査の始め方で解説しています。

入賞者に連絡する

• ☐ 入賞者に、受賞の内定を連絡した — 返信の期限を必ず書く
• ☐ 受賞の意思、発表に使う名前（本名かペンネームか）、賞品の送り先を確認した — 発表前にそろえておく
• ☐ 期限までに返信がない人に、別の方法で連絡した — メールが届いていない可能性を考える
• ☐ 表彰式がある場合、日時と出欠を確認した

結果を発表する

• ☐ 公式サイトに結果を掲載した — 応募数、入賞作品、審査員の講評があると、応募者の納得感が高まる
• ☐ 募集要項に書いた時期・方法どおりに発表した — 遅れる場合は、遅れることを先に告知する
• ☐ （送る場合）選外の方にお知らせを送った — 一斉送信で宛先を見せないよう、BCCや配信の仕組みを使う

賞金・賞品を届ける

• ☐ 賞品を発送し、発送日と追跡番号を記録した
• ☐ 賞金の振込先を確認し、振り込んだ
• ☐ 賞金に源泉徴収が必要かを確認した — 事業者が宣伝のために出す賞金・賞品は、50万円を超える場合に源泉徴収が必要とされている（国税庁 No.2813、令和8年4月1日現在法令等）。当てはまるかは税理士などに確認を

作品を返す・保管する

• ☐ 返却する作品を、要項のルールどおりに返した — 返却の方法（着払いなど）と期限は、要項に書いたとおりにする
• ☐ 返却しない作品の保管期間と処分の方法を決めた
• ☐ 入賞作品の使用（ポスター、Webなど）の予定を、権利の取り決めと照らし合わせた — 規約で決めた範囲を超えて使わない

データと個人情報を片付ける

• ☐ 応募データ（一覧と添付ファイル）をダウンロードして保管した — 保管する場所と、見られる人を決める
• ☐ 個人情報を消す時期を決め、その日に消した — 賞品の発送や問い合わせ対応が終わったあとにする
• ☐ 審査員に渡した資料やファイルを回収・削除してもらった
• ☐ フォームのテスト応募や、作業用にコピーしたファイルも消した — 個人のパソコンに残りやすい

個人情報保護法では、個人データを利用する必要がなくなったときは、遅滞なく消去するよう努めることとされています（個人情報の保護に関する法律 第22条、2026年10月時点）。「いつ消すか」を募集の前に決めておくと、終了後に迷いません。作品データの整理のしかたは応募作品の整理・管理方法で紹介しています。

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振り返る

• ☐ 応募数、告知ごとの反応、問い合わせの内容を1枚にまとめた
• ☐ 次回の募集要項・フォームで直すところを書き出した
• ☐ 次回の案内を送ってよいか、応募者の同意の有無を確認した — 次の項目を参照

応募者に次回の募集を案内したい場合は、注意が必要です。広告・宣伝のためのメールは、あらかじめ送信に同意した相手にだけ送れる仕組み（オプトイン方式）になっています（総務省「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」、2026年10月時点）。次回の案内を送りたいなら、応募フォームに「今後の案内を受け取る」のチェック欄を設けるなど、募集の段階で同意をとっておくのが一般的です。

通知の例文

入賞の内定の連絡（メール）

件名：【◯◯コンテスト】入賞のお知らせと、ご確認のお願い

◯◯ 様

◯◯コンテスト事務局です。
このたびは、◯◯コンテストにご応募いただき、ありがとうございました。

厳正な審査の結果、◯◯様の作品「◯◯」が
【◯◯賞】に選ばれましたので、お知らせいたします。

結果の発表に向けて、次の点をご確認ください。
◯月◯日（◯）までに、このメールへご返信をお願いいたします。

1. 受賞をお受けいただけるか
2. 発表に使うお名前（本名／ペンネーム）と、都道府県名の掲載の可否
3. 賞品の送り先（郵便番号・住所・お名前・電話番号）

※ 正式な発表（◯月◯日予定）までは、受賞のことを
　SNSなどで公開しないようお願いいたします。
※ 期限までにご返信がない場合は、お電話でご連絡することがあります。

◯◯コンテスト事務局
メール：◯◯@◯◯

選外のお知らせ（落選通知）

件名：【◯◯コンテスト】審査結果のお知らせ

◯◯ 様

◯◯コンテスト事務局です。
このたびは、◯◯コンテストにご応募いただき、誠にありがとうございました。

全国から◯◯点のご応募をいただき、審査員による審査の結果、
入賞作品を決定いたしました。
誠に残念ながら、◯◯様の作品は入賞となりませんでした。

入賞作品と審査員の講評は、公式サイトに掲載しております。
https://◯◯

なお、審査の経過や個別の作品の評価については、
お答えしておりませんので、ご了承ください。

ご応募いただいた作品の一つひとつに、
◯◯への思いが込められていました。
またの機会にご応募いただけましたら幸いです。

◯◯コンテスト事務局

結果発表の掲載文（公式サイト・SNS）

◯◯コンテスト 審査結果発表

たくさんのご応募をいただき、ありがとうございました。
応募総数◯◯点の中から、審査員による審査の結果、
次のとおり入賞作品が決まりました。

【最優秀賞】「◯◯」◯◯さん（◯◯県）
【優秀賞】「◯◯」◯◯さん（◯◯県）ほか◯点
【佳作】◯点

▼入賞作品と審査員の講評はこちら
https://◯◯

入賞された方には、事務局から個別にご連絡しております。

作品の返却の案内

件名：【◯◯コンテスト】応募作品のご返却について

◯◯ 様

◯◯コンテスト事務局です。
ご応募の際に返却をご希望いただいた作品を、
◯月◯日に◯◯（配送方法）でお送りしました。

・お問い合わせ番号：◯◯
・お届け予定：◯月◯日ごろ

◯月◯日を過ぎても届かない場合は、このメールにご返信ください。
なお、返却をご希望でない作品は、◯月◯日に事務局で処分いたします。

◯◯コンテスト事務局

選外の人にも、結果を知らせたほうがいい？

必ず知らせなければならない、という決まりはありません。「結果の発表をもって通知に代える」「選外の方への個別の連絡はしない」と要項に書いておけば、個別に送らなくてもかまいません。

一方で、選外のお知らせを送ると、「結果はまだですか」という問い合わせを減らせます。応募者にとっても、結果を待ち続けずに済みます。応募数が多く個別の連絡が負担になる場合は、一斉送信のお知らせに、入賞作品と講評のページへのリンクを付ける形が現実的です。

どちらにする場合も、募集要項に書いた方法と時期を守ることがいちばん大事です。発表が遅れたり、書いていない方法で連絡したりすると、それ自体が問い合わせのもとになります。結果についての問い合わせへの答え方は、応募者からの問い合わせ対応で例文を紹介しています。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。コンテストの企画や運営で迷うことがあれば、公募ガイド社にお気軽にご相談ください。

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