応募受付メールの例文テンプレート｜自動返信に入れる項目と書き方

著者：公募ガイド社　法人ソリューション部

こんにちは。公募ガイド社 法人ソリューション部です。私たちは、企業や自治体のコンテストの企画・運営をお手伝いしています。

応募した人がいちばん気になるのは、「ちゃんと届いたかな？」ということです。受付メールがないと、同じ作品を二重に送ったり、事務局に「届いていますか？」と問い合わせたりする人が出てきます。

この記事では、そのまま使える受付メールの例文を3パターン紹介します。あわせて、件名や送信者名の付け方、入れておくべき項目、メールが届かないときの対策も解説します。

目次

1. 受付メールに入れる項目
2. 件名と送信者名の付け方
3. 例文1：一般向けコンテスト（作品ファイルあり）
4. 例文2：小中学生・高校生向けコンテスト
5. 例文3：テキストで応募するコンテスト（川柳・ネーミングなど）
6. 書かないほうがいいこと
7. 受付メールが届かないときの対策

受付メールに入れる項目

特に大事なのは「受付番号」と「今後の予定」です。 受付番号があると問い合わせ対応が早くなり、今後の予定を書いておくと「結果はいつ分かりますか？」という問い合わせが減ります。

【よくあるお問い合わせ例】
・ウェブで応募するのは初めてなので、きちんと届いているか心配です。
・締め切り直前に応募したのですが、間に合っていますか？
・アップロードするファイルを間違えたかもしれません。確認できますか？

件名と送信者名の付け方

受付メールは、件名と送信者名で「どのコンテストの、何のメールか」がひと目で分かるようにします。

例文1：一般向けコンテスト（作品ファイルあり）

件名：【第◯回◯◯フォトコンテスト】ご応募を受け付けました

{ペンネーム} 様

このたびは「第◯回◯◯フォトコンテスト」にご応募いただき、
ありがとうございます。
以下の内容で、ご応募を受け付けました。

■受付番号：{受付番号}
■受付日時：{受付日時}
■作品タイトル：{作品タイトル}

【今後の予定】
審査結果は、20XX年◯月◯日（◯）に公式サイトで発表します。
受賞された方には、発表の前にメールでご連絡します。

【ご注意】
・このメールは送信専用です。ご返信いただいてもお答えできません。
・同じ作品を重ねてご応募いただく必要はありません。
・応募作品の差し替えや取り消しをご希望の場合は、
　受付番号を添えて、下記の事務局までご連絡ください。

――――――――――――――――
第◯回◯◯フォトコンテスト事務局
メール：xxxx@example.com
受付時間：平日10:00〜17:00
公式サイト：https://example.com/
――――――――――――――――

例文2：小中学生・高校生向けコンテスト

子ども向けのコンテストでは、メールを受け取るのは保護者や先生であることが多いため、保護者・先生が読むことを前提に書きます。

件名：【第◯回◯◯作文コンクール】ご応募を受け付けました

{応募者名} さん（保護者の方・先生方）

このたびは「第◯回◯◯作文コンクール」にご応募いただき、
ありがとうございます。
以下の内容で、ご応募を受け付けました。

■受付番号：{受付番号}
■受付日時：{受付日時}
■部門：{部門}
■作品タイトル：{作品タイトル}
■学校名・学年：{学校名}　{学年}

【今後の予定】
審査結果は、20XX年◯月下旬に公式サイトで発表します。
入賞された方には、ご応募時にご登録いただいた連絡先へ、
◯月中旬までにご連絡します。

――――――――――――――――
第◯回◯◯作文コンクール事務局
メール：xxxx@example.com
受付時間：平日10:00〜17:00
――――――――――――――――

例文3：テキストで応募するコンテスト（川柳・ネーミングなど）

1人が複数の作品を応募するコンテストでは、応募した作品をすべて控えとして載せると、応募者が自分の応募内容を確認できます。

件名：【第◯回◯◯川柳】ご応募を受け付けました

{ペンネーム} 様

「第◯回◯◯川柳」にご応募いただき、ありがとうございます。
以下の作品を受け付けました。

■受付番号：{受付番号}
■受付日時：{受付日時}
■応募作品：
　1. {作品1}
　2. {作品2}
　3. {作品3}

おひとり◯作品までご応募いただけます。
追加でご応募いただく場合は、合計が◯作品を超えないようご注意ください。

【今後の予定】
入選作品は、20XX年◯月◯日に公式サイトで発表します。

――――――――――――――――
第◯回◯◯川柳 事務局
メール：xxxx@example.com
――――――――――――――――

書かないほうがいいこと

• 応募者の個人情報をすべて書き出す：住所・電話番号・生年月日などをメールの本文に並べるのは避けます。万一、別の人に届いた場合のリスクが大きくなります
• 「必ず◯日以内に連絡します」などの約束：審査の進み具合で守れなくなることがあります。時期は「◯月中旬」「◯月下旬」程度の幅をもたせます
• 長い募集要項の再掲：大事な注意事項だけにして、詳しくは公式サイトへのリンクで案内します

受付メールが届かないときの対策

「応募したのに受付メールが来ない」という問い合わせは、締切の前後に集中します。次の対策をしておきましょう。

事務局がしておくこと

• 募集ページとフォームの完了画面に、「受付メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダをご確認ください」と書く
• 送信元のメールアドレス（ドメイン）を募集ページに書き、受信できるよう設定してもらう
• 公開前に、Gmail・携帯キャリアのメールなど、複数のメールアドレスでテストする

問い合わせが来たときの確認手順

1. 応募者のメールアドレスと応募日時を聞く
2. 管理画面や受付一覧で、その応募が届いているか確認する
3. 届いていれば、受付番号を伝える。届いていなければ、再応募をお願いする

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よくある質問

Q. 受付メールは手作業で送ってもいいですか？
A. 応募が少なければ可能ですが、送り忘れや、宛先の間違いが起きやすくなります。応募と同時に自動で送れる仕組みを使うのがおすすめです。

Q. 受付番号はどう付ければいいですか？
A. 受付順の連番が分かりやすいです。部門がある場合は「A-0001」のように部門の記号を付けると、仕分けが楽になります。フォームのツールによっては自動で付けられます。

Q. 審査結果もメールで知らせるべきですか？
A. 受賞者には個別に連絡し、落選した方には公式サイトでの発表のみ、とするコンテストが多いです。どちらにするかを公式サイトや受付メールに書いておくと、問い合わせが減ります。

まとめ

• 受付メールには、コンテスト名・受付番号・受付日時・応募内容の控え・今後の予定・問い合わせ先を入れる
• 件名と送信者名で、どのコンテストのメールかが分かるようにする
• 迷惑メール対策の案内と、公開前のテストで「届かない」問い合わせを減らす

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。コンテストの企画や運営で迷うことがあれば、公募ガイド社にお気軽にご相談ください。

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